Databeskyttelsespolitik for DEAS
EU’s nye databeskyttelsesforordning træder i kraft den 25. maj 2018. Yderligere er den supplerende databeskyttelseslov netop blevet vedtaget af Folketinget.
Formålet med databeskyttelsesreglerne er at styrke EU-borgernes retsstilling og retssikkerhed, herunder sikkerhed mod misbrug samt at skabe et ens regelsæt i EU, som gør det nemmere at arbejde på tværs af landegrænserne.
Reglerne gælder som udgangspunkt for alle, der foretager behandling af personoplysninger. Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person eller enkeltmandsvirksomhed.
DEAS har som professionel ejendomsforvalter og -administrator igangsat en række initiativer, som sikrer, at de gældende regler om behandling af personoplysninger bliver overholdt. Vi har derfor foretaget de nødvendige tiltag for at sikre, at vores behandling af personoplysninger sker på en sikker og forsvarlig måde i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.
Denne databeskyttelsespolitik fastlægger klare retningslinjer for vores måde at behandle dine personoplysninger på.
Typer af personoplysninger, og hvilken type vi behandler
Personoplysninger er enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person eller enkeltmandsvirksomhed. Forordningen opererer med disse to typer:
- Almindelige oplysninger:
Alle personoplysninger, der ikke falder ind under definitionen af ”følsomme oplysninger”, jf. nedenfor.
- Følsomme oplysninger:
Er en særlige type oplysninger, hvor behandling er forbundet med en højere risiko for den enkelte person, og hvor der derfor er skærpede beskyttelseskrav. Dette er oplysninger om:
- Race eller etnisk oprindelse
- Politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
- Helbredsoplysninger
- Seksuelle forhold og seksuel orientering
Herudover er i den danske lovgivning en særlig regel om brug af CPR-nummer.
Begreber i databeskyttelsesforordningen
Når vi behandler personoplysninger, er vi enten dataansvarlig eller databehandler:
- Dataansvarlig: Den dataansvarlige afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, personoplysninger må behandles.
- Databehandler: En databehandler behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige og efter instruks fra denne.
Administration og forvaltning
DEAS administrerer og forvalter ejendomme, som ejes af pensions- og forsikringsselskaber gennem ejendomsselskaber. Ejendomsselskaberne er vores ”direkte” kunder, og når vi varetager forvaltningsopgaver for vores kunder, f.eks. køb og salg er vi dataansvarlige for de personoplysninger, som vi måtte behandle i den forbindelse (se kontaktoplysninger nedenfor).
Når vi varetager administrationen, herunder udlejning, af vores kunders ejendomme, gør vi det på vegne af kunderne, og i den henseende betragtes vi som databehandler for den pågældende kunde.
Hvis du er lejer hos os
Når du lejer et lejemål i en af vores kunders ejendomme, behandler vi dine personoplysninger. Behandlingen af dine personoplysninger er nødvendig i henhold til loven eller som følge af den lejeaftale, der er indgået eller potentielt skal indgås.
Vi behandler følgende personoplysninger om dig:
- Almindelige oplysninger så som dit navn, adresse, telefonnummer og den e-mailadresse, som du har oplyst
- CPR-nummer
- Andre almindelige oplysninger, eksempelvis tv-billeder i forbindelse med overvågning
- Eventuelt medlemskab af en af de pensionskasser, som vi har som kunder, idet dette giver dig særlige rettigheder
Som hovedregel behandler vi ikke følsomme oplysninger om dig, medmindre det følger af vores lejekontrakt, at der er et særligt behov herfor. Dette kan eksempelvis være helbredsoplysninger, som giver anledning til særlig indretning af dit lejemål eller oplysninger om modtagelse af tilskud/betaling af lejen i henhold til den sociale lovgivning.
Vi kan også behandle personoplysninger om dig i forbindelse med:
- Klagesager
- Husordenssager
- Huslejenævnssager
- Sager om lejefastsættelse
Hvis dette er tilfældet, vil du blive orienteret herom.
Er der opsat tv-overvågning på den ejendom, hvor lejemålet er beliggende, vil optagelserne også blive behandlet i overensstemmelse med de regler, som følger af TV-overvågningsloven. Dette indebærer bl.a., at der vil blive skiltet på de områder, hvor der er overvågning, og at optagelser kun opbevares i 30 dage.
Formål med indsamling og opbevaring af personoplysninger
Personoplysninger må indsamles til udtrykkeligt angivne og legitime formål, og vi indsamler oplysninger om dig til følgende formål:
- Administration af dit lejemål, herunder nødvendig kommunikation
- Opfyldelse af forhold i lejekontrakten
- Opfyldelse af lovkrav
- Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af retskrav
- Levering af service, tjenester o.l., som du efterspørger
- Videregivelse af oplysninger i forbindelse med salg af den ejendom, hvor dit lejemål er beliggende
Opdatering af dine personoplysninger
Vi kontrollerer, at de personoplysninger, som vi behandler om dig, er korrekte og ajourførte. Dette sker enten på baggrund af kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige databaser.
Da korrekt behandling af dine oplysninger forudsætter, at de er opdaterede, indeholder lejekontrakten en forpligtelse for dig til at oplyse os om relevante ændringer i dine data.
Sletning af dine personoplysninger
Vi foretager sletning af dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var baggrunden for at indsamle og opbevare de pågældende data. Vi har fastlagt sletterutiner og kontrol til sikring heraf.
Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver kun dine personoplysninger til samarbejdspartnere og andre aktører, hvis vi har lov til dette, enten på baggrund af lejekontrakten eller lovregler. Vi videregiver dine oplysninger til følgende aktører:
- Forsyningsleverandører med henblik på tilmelding og udarbejdelse af regnskaber
- Nets med henblik på tilmelding af lejeopkrævning
- Unik, leverandør af vores huslejesystem
- Penneo i forbindelse med elektronisk underskrift af lejekontrakten
- iSYN i forbindelse med ind- og udflytning af lejemålet
Vi videregiver ikke dine oplysninger til brug for markedsføring uden at vi har indhentet forudgående samtykke og informeret om, hvad dine data bliver brugt til.
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til virksomheder uden for EU/EØS.
Sikkerhed
Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger til sikring af, at vores interne procedurer lever op til vores høje sikkerhedspolitiske standarder. Vi bestræber os således bedst muligt på at beskytte kvaliteten og integriteten af dine personlige oplysninger.
Brug af cookies
Se venligst følgende link for flere oplysninger.
Dine rettigheder
Du har ret til at få oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til.
Du har tillige ret til at få rettet de oplysninger, som vi behandler om dig, hvis de er ukorrekte eller unøjagtige, og du har ret til at kræve oplysningerne slettet, hvis behandlingen af dine personoplysninger ikke længere er nødvendig i forhold til de formål, som de er indhentet til.
Hvis du ønsker, at vi opdaterer, berigtiger eller sletter de personoplysninger, som vi har registreret om dig, eller hvis du har spørgsmål til denne databeskyttelsespolitik, kan du skrive til os på:
Hvis du er uenig i måden, hvorpå vi behandler dine personoplysninger, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, kan du yderligere indgive en klage til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. Sal
1300 København K
Telefon 33 19 32 00
E-mail dt@datatilsynet.dk